Digitale Transformatie

levert Tijdsbesparing

en een hogere Klanttevredenheid op

Digitale Transformatie

levert Tijdsbesparing

en een hogere Klanttevredenheid op

“Wij zijn erg blij met de oplossing en de ondersteuning die wij vanuit Resourcing Pros hebben gekregen.”

Janneke Geven, Shell

Shell
Resourcing Pros realiseerde een digitale transformatie voor Shell Lubricants door door een uitgebreide legacy excel-applicatie om te zetten in een B2B webshop op het OroCommerce platform.

 

Resultaat
Dit resulteerde in een low-cost oplossing en een grotere tijdsbesparing en klanttevredeheid.

Digitale transformatie voor Shell resulteert in betere klanttevredenheid en tijdsbeparing

Shell Lubricants heeft in de gehele Benelux distributeurs die regelmatig promotiematerialen nodig hebben zoals stickers, pennen en mappen. Deze materialen worden via accountmanagers bij Shell besteld en via PostNL fulfilment [hier link naar PostNL case study toevoegen] bezorgd. Het proces dat Shell hiervoor had was toe aan een digitale transformatie aangezien de werkwijze die werd gehanteerd erg tijdrovend, inefficiënt en niet overzichtelijk was. Voor de samenwerking tussen Shell en Resourcing Pros, werkte Shell met een Excel sheet. Deze sheet werd door de accountmanagers ingevuld en voor sommige klanten werd Janneke Geven, de marketingmanager, telefonisch of via e-mail benaderd.  

Janneke vertelt over het excelsheet: “Wij hadden een Excel-based systeem wat diende als het backend systeem van onze opslag van marketing materialen bij PostNL. Dat was een giga-Excel file dat compleet onoverzichtelijk was en waar al onze klanten en distributeurs zelf konden inloggen en spullen bestellen zonder dat wij overzicht hadden van waar alle spullen heen gingen en wie die kreeg. Dus dat was voor ons als marketingafdeling gewoon niet te doen.”

Niet alleen was het Excel formulier erg onoverzichtelijk voor Janneke en de accountmanagers zelf. Er kwamen ook andere problemen uit voort. Shell liet bijvoorbeeld voorraden maken gebaseerd op afspraken die met klanten waren gemaakt over de hoeveelheden promotiematerialen die zij nodig zouden hebben. Met het Excel formulier kon iedereen lukraak bestellen zonder dat er echt te controleren viel of dit wel conform de afspraken was. Dit was ook lastig met het aanhouden van voorraden want het was niet echt duidelijk hoeveel er nodig was van welke soort materialen waardoor er vaak overschotten en tekorten waren.

TWEE UUR TIJDSWINST PER WEEK

Janneke had al snel bedacht dat er een B2B webshop moest komen waarin klanten zelf hun orders kunnen plaatsen. Zij wilde dat de webshop zou worden opgezet op een vergelijkbare manier als een consumentenwebshop zoals bijvoorbeeld bol.com of amazon. Op deze manier konden er ook foto’s van de producten in de webshop worden geplaatst waardoor klanten precies wisten wat ze konden verwachten van hun bestelling.

De webshop leverde Janneke een enorme tijdsbesparing op. Waar ze voorheen wel twee uur per week kwijt was aan materialen bestellen, hoeft ze nu nooit meer iets te bestellen.

De enige taak die Janneke in dit proces nu nog heeft is controleren of alles naar behoren verloopt. Dit kost haar nu maar een paar minuten per week. Shell is nu ook in staat om precies de juiste hoeveelheid materialen in te slaan. En de klanten hebben ook aangegeven heel blij te zijn met het nieuwe systeem omdat het hen ook minder tijd kost.

“Ik heb heel veel feedback gekregen van onze klanten en accountmanagers die heel blij waren met de webshop. Zij gaven aan dat deze digitale transformatie niet alleen mij maar ook hen heel veel tijd heeft bespaard en dat de webshop gewoon een stuk makkelijker werkt.”

VOORDELIGE OPLOSSING IN DE DURE B2B WEBSHOP MARKT

Voor een effective digitale transformatie adviseeerde Resourcing Pros Shell om de webshop op het open source platform ‘OroCommerce’ te bouwen. Dit is een nieuw, state of the art, platform dat is ontwikkeld door de bedenkers van Magento. Het voordeel van dit platform is dat het zeer kostenefficiënt is. B2B webshops zijn normaal gesproken namelijk erg duur omdat de gehele webshop van de grond af moet worden opgebouwd. OroCommerce is voor 90% al klaar middels een standaard configuratie. Er zijn weinig aanpassingen nodig maar de shop kan worden aangepast aan maatwerkeisen en uiteraard de branding van Shell. Verder zijn de maandelijkse service en beheer kosten laag. Een ander voordeel van OroCommerce is dat de webshop binnen een zeer korte implementatie doorlooptijd operationeel kan zijn.
Shell besloot om op het advies van Resourcing Pros af te gaan en de implementatie van de webshop verliep zeer voorspoedig en eigenlijk helemaal zonder problemen. Al met al duurde het hele traject ongeveer een half jaar. Het proces verliep gestroomlijnd. Shell had elke week contact met Resourcing Pros om de voortgang van het project te bespreken. Hierdoor was het voor iedereen duidelijk welke actie waar lag, wat de samenwerking bevorderde. Janneke vond het prettig dat Resourcing Pros altijd bereikbaar was. Ook na de implementatie als er iets mis ging, bijvoorbeeld bij het opzetten van users, kon Janneke rekenen op de hulp van Resourcing Pros. Hier was ze erg blij mee want het is voor de reputatie van Shell belangrijk dat klanten snel worden geholpen.

“Alle contact met Resourcing Pros was heel positief. Goede begeleiding ook want ikzelf heb geen verstand van hoe IT-systemen in elkaar zitten en zij wel dus zij konden ons daar heel goed bij helpen.”

Janneke Geven, Shell